Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định này thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 05 tháng 3 năm 2020.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có 29 loại các văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
So với Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ thì Nghị định 30/2020/NĐ-CP có một số điểm mới quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Kiểu trình bày
Theo chiều dài của khổ A4, trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
Phông chữ
Là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
Số trang văn bản
Được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất; đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng.
Căn cứ ban hành văn bản
Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
Ký ban hành văn bản
Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
Khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
Đính chính văn bản
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Thu hồi văn bản
Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
Viết hoa trong văn bản hành chính
Viết hoa trong 5 nhóm trường hợp: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác.