Bộ luật Dân sự năm 2015 về ủy quyền quy định các nội dung chính như sau :
Pháp luật hiện hành không có quy định cụ thể về khái niệm “Ủy quyền” hay “Giấy ủy quyền”. Tuy nhiên, theo các quy định chung về hợp đồng ủy quyền, đại diện theo ủy quyền được quy định từ Điều 138 đến Điều 141 và Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì:
Ủy quyền là việc một người hay một tổ chức (gọi là bên ủy quyền) ủy thác và cho phép một người khác hoặc một tổ chức khác (gọi là bên được ủy quyền) nhân danh, đại diện và thay mặt cho mình xác lập và thực hiện một giao dịch, một công việc trong phạm vi ủy quyền.
Khi xác lập quan hệ ủy quyền thì sau đó, giao dịch do bên được ủy quyền thực hiện với bên thứ ba trong phạm vi ủy quyền sẽ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với bên ủy quyền và bên thứ ba.
Theo quy định của pháp luật về dân sự thì cá nhân có thể là người đại diện theo ủy quyền (hay còn gọi là bên được ủy quyền) để tham gia các giao dịch dân sự khi đã từ đủ 15 tuổi trở lên, trừ một số giao dịch, hay quan hệ yêu cầu người tham gia giao dịch phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên.
Đối với tổ chức tham gia quan hệ ủy quyền thì phải được xác định là có tư cách pháp nhân. Tuy nhiên, đối với trường hợp bên ủy quyền không có tư cách pháp nhân (như hộ gia đình, tổ hợp tác, doanh nghiệp tư nhân hoặc tổ chức khác…) thì khi tham gia giao dịch thì những thành viên của tổ chức này có thể thỏa thuận để cử ra một cá nhân hoặc pháp nhân khác để đại diện theo ủy quyền để thay mặt các tổ chức này trong các giao dịch liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác mà không có tư cách pháp nhân này.
Việc ủy quyền có thể được thể hiện dưới dạng Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền. Trong đó:
Theo quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì Hợp đồng ủy quyền là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền về việc thực hiện công việc ủy quyền. Trong hợp đồng ủy quyền phải có sự tham gia đầy đủ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền và phải thỏa thuận rõ các nội dung liên quan đến quan hệ ủy quyền như: Thời hạn ủy quyền, ủy quyền lại, nội dung công việc được ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm bồi thường thiệt hại và các trường hợp chấm dứt hợp đồng ủy quyền. Đồng thời, trong hợp đồng ủy quyền phải có đầy đủ chữ ký của hai bên tham gia quan hệ ủy quyền.
Hiện nay, các quy định của pháp luật không có quy định cụ thể về “Giấy ủy quyền”. Tuy nhiên, giấy ủy quyền được hiểu là văn bản do đơn phương bên ủy quyền lập, có giá trị pháp lý, ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định cho một người khác (ở đây là người được ủy quyền) sẽ thay mặt, và đại diện mình thực hiện một hoặc một số công việc theo nội dung đã đề cập trong phạm vi ủy quyền. Giấy ủy quyền không có sự tham gia của người được ủy quyền mà đây thường là hành vi pháp lý đơn phương của người ủy quyền. Vậy nên khi Giấy ủy quyền được xác lập mà người được ủy quyền không thực hiện nội dung ủy quyền thì bên ủy quyền cũng không có quyền yêu cầu họ phải thực hiện hay phải bồi thường cho việc không thực hiện đó.
Dù là giấy ủy quyền hay hợp đồng ủy quyền thì hiện nay, Bộ luật Dân sự năm 2015 không có quy định bắt buộc Giấy ủy quyền phải công chứng hay chứng thực. Tuy nhiên, tùy vào từng lĩnh vực, từng công việc cụ thể mà có những trường hợp, pháp luật chuyên ngành vẫn yêu cầu Giấy ủy quyền phải được công chứng, chứng thực. Cụ thể, một số trường hợp Giấy ủy quyền bắt buộc phải được công chứng, cụ thể như sau:
- Giấy ủy quyền được xác lập theo quan hệ ủy quyền giữa vợ chồng bên nhờ mang thai hộ cho nhau hoặc theo quan hệ ủy quyền giữa vợ chồng bên mang thai hộ cho nhau về việc đại diện cho nhau tham gia ký kết thỏa thuận về việc mang thai hộ theo quy định tại khoản 2 Điều 96 Luật hôn nhân và gia đình năm 2014.
- Văn bản ủy quyền (trong đó có thể là Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền) cho người khác thay mình thực hiện việc yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 2 Thông tư 15/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp, trừ các trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha - mẹ - con thì không được phép ủy quyền, …
Vì vậy, tùy vào từng trường hợp mà Giấy ủy quyền có thể bắt buộc phải công chứng, chứng thực hoặc không, dựa trên nội dung của pháp luật chuyên ngành. Trường hợp, pháp luật không yêu cầu Giấy ủy quyền phải công chứng, chứng thực thì các bên tham gia quan hệ ủy quyền vẫn có thể công chứng, chứng thực Giấy ủy quyền theo yêu cầu.
Về thủ tục công chứng Giấy ủy quyền, theo quy định tại Điều 40, 41, 55 Luật Công chứng năm 2014 sẽ được thực hiện như sau:
- Người ủy quyền sẽ đến Tổ chức hành nghề công chứng, mang theo Giấy tờ tùy thân như Chứng minh nhân dân/thẻ Căn cước công dân/Hộ chiếu và Hộ khẩu, cùng văn bản dự thảo của Giấy ủy quyền. Nếu không lập văn bản ủy quyền dự thảo thì có thể trực tiếp đến lập tại Tổ chức hành nghề công chứng.
Trường hợp của người ủy quyền và người được ủy quyền cùng đi thì sẽ lập hợp đồng ủy quyền thay vì Giấy ủy quyền và khi làm thủ tục phải mang đầy đủ giấy tờ tùy thân của cả hai bên.
Đồng thời, tùy vào việc ủy quyền để làm gì, trong trường hợp nào mà công chứng viên sẽ yêu cầu người yêu cầu công chứng thực hiện việc cung cấp thêm các giấy tờ cần thiết.
- Người yêu cầu công chứng điền vào Phiếu yêu cầu công chứng.
- Công chứng viên sẽ kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia quan hệ ủy quyền, giải thích các quy định chung cần tuân thủ liên quan đến thủ tục công chứng. Trường hợp việc ủy quyền không trái pháp luật thì thực hiện việc công chứng.
- Bên ủy quyền đọc lại Giấy ủy quyền và trực tiếp ký vào giấy ủy quyền trước sự chứng kiến của công chứng viên.
- Công chứng viên ghi lời chứng vào sổ công chứng, kiểm tra lại, ký và chuyển nhân viên đóng dấu và thu lệ phí công chứng từ người yêu cầu công chứng và trao Giấy ủy quyền đã được công chứng cho người yêu cầu – ở đây là người ủy quyền.
Nơi thực hiện công chứng giấy ủy quyền là tại Tổ chức hành nghề công chứng bất kỳ thuận tiện cho người ủy quyền, hoặc cả hai bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
Như vậy, tùy vào từng trường hợp mà Giấy ủy quyền có thể yêu cầu bắt buộc phải công chứng hoặc không. Nhưng để thực hiện việc ủy quyền có công chứng thì người ủy quyền phải thực hiện theo đúng trình tự và pháp luật quy định.
Việc chứng thực giấy ủy quyền được thực hiện theo các quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.